Caso de éxito: WhatsApp Automation para el IQS

Sobre IQS

IQS (Institut Químic de Sarrià) no es solo un centro universitario de referencia en Barcelona; es una institución con más de 100 años de historia que ha sabido mantenerse a la vanguardia de la ciencia y la empresa. Sin embargo, ser un referente histórico no significa quedarse en el pasado.

El IQS entendió que para conectar con las nuevas generaciones, debía evolucionar su forma de atender y captar talento, adaptándose a la inmediatez que el mundo digital exige hoy.

El reto

Canales de comunicación saturados y usuarios exigentes

WhatsApp Automation — diagnóstico inicial del canal de captación

El problema del IQS no era la falta de interesados, sino la fricción de los canales. La forma en que las instituciones suelen comunicarse ha dejado de encajar con el comportamiento real de las personas.

1. La barrera psicológica del formulario (inbound)

Pensemos en un usuario un domingo por la tarde, descansando en su sofá con un interés real en una marca. En ese momento de máxima intención, un formulario web se siente como un muro. El usuario sabe que, al rellenarlo, no obtendrá lo deseado: una solución inmediata. Si no un efecto indeseado: entrar en una cadena infinita de correos genéricos que no le interesan. Esa falta de inmediatez y efecto indeseado hace que no acabe convirtiéndose en lead.

2. El ruido ensordecedor del email

Como canal de salida (outbound), el correo electrónico está saturado. Para un lead o cliente, recibir un email es recibir 'tarea' o publicidad. El resultado son tasas de apertura bajísimas y una sensación de lejanía que no beneficia a una institución de prestigio.

3. El verdadero desafío técnico

Hoy en día, muchas herramientas prometen 'integrarse con WhatsApp', pero la realidad es que la mayoría se limitan a poner un icono que abre un chat manual. El reto para el IQS era mucho más profundo: ¿Cómo gestionas miles de conversaciones sin convertir el departamento de admisiones en un call center, pero sin que el usuario sienta que habla con una pared robótica? Necesitábamos un sistema capaz de automatizar el volumen (tanto para recibir dudas como para enviar campañas), pero con la inteligencia suficiente para saber exactamente cuándo escalar la conversación a un agente humano.

La solución

Un canal eficaz, unificado y con infinitas posibilidades

En Canigo AI diseñamos una estrategia de WhatsApp Automation 360º que unifica la entrada de dudas y peticiones (inbound) y el envío de comunicaciones (outbound) bajo un mismo número oficial y automatizado.

IQS — chatbot de WhatsApp gestionando un lead entrante

Inbound: El Chatbot que nunca duerme

Implementamos un chatbot inteligente que actúa como el primer punto de contacto. No es un contestador automático al uso; es una herramienta de cualificación:

Gestión autónoma

El bot identifica la información de contacto del interesado, qué programa le apasiona y en qué año tiene previsto empezar.

Cero fricción

El lead puede inscribirse a sesiones informativas, descargar un catálogo o pedir información de becas directamente desde la conversación, sin salir de WhatsApp ni rellenar formularios externos.

Integración total

Todos los datos viajan automáticamente a Salesforce (CRM), asegurando que la información esté lista para entrar en la campaña del programa de interés.

Escalamiento

El chatbot asigna la conversación a un humano del equipo de admisiones cuando no puede responder las solicitudes.

Outbound: Comunicación que se lee y convierte

Utilizamos la API de WhatsApp Marketing para revolucionar los envíos masivos desde Salesforce:

Eficacia real

A diferencia del email, WhatsApp no está (aún) saturado. Es un canal asíncrono: el usuario lo lee cuando quiere, pero lo lee casi siempre.

Conversión en dos clics

Diseñamos campañas donde el usuario puede confirmar su interés o realizar una acción clave con solo un par de toques en la pantalla.

Gestión unificada

Si un alumno recibe una promoción y tiene una duda específica, el chatbot lo detecta y, si es necesario, lo asigna a una persona del equipo de admisiones. Todo en el mismo chat, sin cambiar de número ni de canal.