Caso de éxito: pedidos automáticos con IA en Trans Escapa

Sobre Trans Escapa

Fundada en 1915 en Olot, Trans Escapa es una empresa familiar centenaria con más de 100 años de historia y experiencia de referencia en el sector del transporte terrestre y la logística integral. Con una sólida implantación en la distribución nacional y europea, la compañía destaca por su cultura de mejora continua y rendimiento fiable.

No obstante, una trayectoria centenaria exige estar siempre a la vanguardia tecnológica. Trans Escapa entendió perfectamente que para optimizar la gestión de su departamento de tránsito y potenciar la capacidad de su equipo, debía dar el siguiente paso lógico: evolucionar su forma de procesar pedidos e integrar la Inteligencia Artificial en su operativa diaria.

El reto

Alto volumen e información no estructurada en emails

Trans Escapa — alto volumen de pedidos por email

El principal desafío en Trans Escapa era una combinación crítica: un volumen de entrada abrumador, entre 300 y 500 emails diarios, combinado con la falta de estructura de los datos en estos emails.

1. Alto volumen y cuello de botella operativo

El departamento de tránsito recibe diariamente entre 300 y 500 emails con solicitudes de pedidos. Procesar, interpretar y registrar manualmente cada correo requiere un tiempo muy significativo de trabajo manual. Esta tarea repetitiva ocupaba mucho tiempo al equipo de tránsito e impedía que dedicaran ese valioso tiempo a tareas de mayor impacto, como la resolución de incidencias complejas.

2. Información no estructurada

La gran mayoría de los clientes de Trans Escapa gestionan sus pedidos a través de correo electrónico. La información llegaba de forma totalmente desclasificada y en múltiples soportes: texto libre en el cuerpo del email, tablas en un PDF adjunto o incluso capturas de pantalla incrustadas en el email. Alguien del equipo debía procesar, interpretar y clasificar manualmente cada uno de estos formatos antes de picar los datos en el sistema.

3. Información altamente variable y multigestión

Cada cliente estructura sus necesidades de manera distinta. Un único correo electrónico puede contener múltiples pedidos que el personal de tránsito debía identificar e individualizar uno a uno. Además, mientras que los datos de origen/destino (dirección de recogida, código postal, país) suelen ser estables, las variables operativas como volúmenes, cargas, especificaciones de transporte y precios fluctúan drásticamente, haciendo difícil su homogeneización.

4. Información incompleta

El cliente habitual tiende a omitir datos vitales presuponiendo que el departamento de tránsito los conoce de memoria (por ejemplo, omitir la dirección exacta de recogida si la empresa solo opera desde una sede habitual). El verdadero desafío técnico consistía en crear un extractor inteligente capaz de deducir, buscar y rellenar esa información faltante en fuentes de datos e históricos externos, en lugar de bloquear la cadena de suministro o requerir llamadas constantes de confirmación.

La solución

Un agente inteligente, multimodal y con aprendizaje continuo

En Canigo AI diseñamos y desplegamos un agente de inteligencia artificial 360º enfocado en operaciones, capaz de unificar, validar y automatizar por completo el flujo de recepción de pedidos por correo electrónico.

Trans Escapa — extractor multimodal de pedidos

Procesamiento multimodal: el extractor que lo lee todo

Implementamos un sistema de procesamiento avanzado capaz de interpretar la información sin importar cómo venga presentada por el cliente, eliminando la necesidad de transcripción manual:

Lectura avanzada (OCR + IA)

El agente analiza de forma nativa tanto el texto libre redactado en el cuerpo del correo electrónico como los documentos adjuntos (PDFs) y los archivos de imagen o capturas de pantalla.

Desglose automático de pedidos

Rompe la rigidez de los formatos tradicionales. Si un solo email contiene múltiples pedidos diferentes, el agente los identifica, separa sus componentes y extrae la información de cada uno de ellos por separado.

Enriquecimiento inteligente e integración automática en el ERP

Para cerrar el círculo operativo y solucionar el problema de los datos ausentes, dotamos al agente de contexto empresarial y conexión directa con el sistema de gestión interna:

Conexión histórica

Si un pedido llega incompleto, la IA contrasta el remitente con el histórico de la empresa para rellenar de manera precisa los detalles omitidos, como las direcciones exactas de recogida y de entrega de clientes recurrentes.

Fase de aprendizaje continuo

Diseñamos un entorno inteligente donde el sistema aprende directamente de las correcciones puntuales realizadas por los operarios humanos durante las fases iniciales, volviéndose exponencialmente más preciso con cada nuevo pedido procesado.

Integración nativa

Una vez extraídos, validados y enriquecidos todos los datos, el agente se conecta directamente con el ERP de Trans Escapa. Los pedidos se inyectan automáticamente en el sistema para que las fases de facturación, logística y asignación de rutas continúen de inmediato, eliminando las tareas repetitivas por completo.